Vous envisagez de créer votre première société ? Savez-vous ce qu'est alors le Kbis ? Si vous ne pouvez pas répondre positivement à cette dernière question, prenez le temps de vous plonger dans la lecture du texte ci-dessous. Vous y trouverez toutes les informations à connaître au sujet de ce document essentiel à la vie d'une entreprise.
À quoi sert ce document ?
C'est un terme que vous avez déjà entendu à de nombreuses reprises mais rares sont les personnes à connaître la réelle utilité de ce document. Vous devez ainsi savoir que tout créateur d'entreprise (quelle que soit la forme juridique choisie) a l'obligation légale de s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Une fois cette immatriculation officialisée, un extrait Kbis sera remis au dirigeant. Ce document valide alors l’existence juridique d’une nouvelle entreprise à but commercial. Ne faites surtout pas l'erreur de croire que le Kbis n'est utile qu'au seul moment de la création de la future société ! Il sera nécessaire tout au long de sa vie. Pour réaliser certaines démarches, un tel document (datant de moins de trois mois) sera exigé.
C'est par exemple le cas si vous souhaitez déposer votre candidature à un appel d’offres public, ouvrir un compte bancaire professionnel, bénéficier de tarifs professionnels lors de l'achat de fourniture ou prouver que votre société ne fait pas l’objet d’une procédure de redressement judiciaire. Pour être totalement complet sur le sujet, il convient d'ajouter que les artisans, les associations à but non lucratif et les auto-entrepreneurs ne sont pas concernés par l'extrait Kbis en tant que tel.
Quelles mentions doivent y figurer ?
Pour être conforme, l'extrait Kbis doit respecter la législation en vigueur. Toutes les notions y figurant devront avoir été vérifiées par un greffier. Certaines mentions sont également considérées comme indispensables à l'image par exemple :
- du nom du greffe d'immatriculation
- de la raison sociale de l'entreprise
- de son numéro d'identification et du code NAF
- de sa forme juridique
- du montant du capital social
- de l'adresse du siège social
- de la description de ses activités
- de sa date de création
- des noms, prénoms, dates de naissance, nationalités, adresses du dirigeant principal, des administrateurs et des commissaires aux comptes
Comme se déroule une demande d’extrait Kbis ?
Il s'agit d'une démarche très simple. Pour toutes les sociétés immatriculées en France, il suffit de déposer une demande auprès du greffe du tribunal de commerce compétent. Dans la plupart des cas, il s'agit de celui du département dans lequel la société a été domiciliée à sa création. Si vous êtes dans l'impossibilité de vous rendre sur place, vous pouvez également faire votre demande via un site internet dédié et sécurisé.
Une fois votre demande traitée, l'extrait peut être délivré. Toutes les informations y figurant seront alors certifiées par le greffier du tribunal de commerce. Veuillez noter qu'il n'existe pas la moindre restriction pour cette démarche puisque toutes les données transmises sont considérées comme publiques. Tout le monde peut donc faire une demande d’extrait Kbis auprès du greffe. Il suffit simplement d'avoir en sa possession le numéro SIREN/SIRET de la société concernée, ou, à défaut, de connaître sa dénomination sociale précise.
Est-ce gratuit ?
Malheureusement, une telle démarche n'est pas gratuite. Son prix dépend en réalité du mode de transmission choisi. Ainsi, si vous optez pour un retrait directement auprès du greffe, il vous en coûtera moins de 3 €. Cette somme sera augmentée d'un euro si vous souhaitez recevoir le document par voie postale. Effectuer une demande de Kbis en ligne (téléchargement direct par l'utilisateur ou envoi vers une adresse e-mail) sera légèrement moins coûteux comme vous pourrez le constater en vous rendant sur le site docubiz.fr.
Quelle est sa durée de validité ?
En théorie, il n'existe pas, à proprement parler, de durée légale de validité de l'extrait Kbis. Malgré tout, en pratique, il est préférable que ce document date de moins de trois mois. Vous n'êtes pas sans savoir en effet que la vie d'une société est faite de nombreux soubresauts. Des changements importants, visibles sur le Kbis, pourront donc la concerner. Comment alors faire confiance à un extrait trop ancien ? C'est tout simplement impossible et aucun organisme n'osera prendre de tels risques. Veuillez noter que certaines plateformes proposent aux dirigeants des envois automatiques de Kbis à chaque trimestre. Ces derniers disposent alors, sans aucun effort, d'un document à jour.