Comptabilisation de la retenue de garantie : mode d’emploi

# Comptabilisation de la retenue de garantie : mode d’emploi

La retenue de garantie constitue un mécanisme financier incontournable dans les relations commerciales, particulièrement répandu dans le secteur du bâtiment et des travaux publics. Ce dispositif permet au client de conserver temporairement une fraction du montant dû à son fournisseur pour se prémunir contre d’éventuelles malfaçons ou non-conformités. Selon les dernières statistiques professionnelles, plus de 78% des marchés de travaux intègrent une clause de retenue de garantie, représentant des milliards d’euros immobilisés chaque année. La maîtrise de sa comptabilisation s’avère donc essentielle pour assurer une gestion rigoureuse de votre trésorerie et garantir la conformité de vos états financiers. Cette pratique, encadrée par des dispositions légales précises, nécessite une compréhension approfondie des écritures comptables applicables tant pour le donneur d’ordre que pour le prestataire.

Cadre réglementaire et définition comptable de la retenue de garantie

Le cadre juridique de la retenue de garantie trouve son fondement dans plusieurs textes législatifs et réglementaires. L’article 1792-6 du Code civil encadre spécifiquement cette pratique pour les contrats de construction, tandis que la loi n°71-584 du 16 juillet 1971 régit les retenues de garantie dans les marchés de travaux privés. Ces dispositions visent à équilibrer les intérêts des parties contractantes en offrant une sécurité au maître d’ouvrage sans pénaliser excessivement la trésorerie de l’entrepreneur.

D’un point de vue comptable, la retenue de garantie représente une créance certaine pour le fournisseur et une dette conditionnelle pour le client. Elle doit être enregistrée dès l’établissement de la facture, conformément au principe de rattachement des charges et produits à l’exercice. Cette obligation comptable s’applique indépendamment du décaissement effectif des fonds, respectant ainsi le principe de séparation des exercices. Le Plan Comptable Général prévoit des comptes spécifiques pour isoler ces montants et faciliter leur suivi.

Distinction entre retenue de garantie et clause de réserve selon le code civil

Il convient de ne pas confondre la retenue de garantie avec les réserves émises lors de la réception des travaux. La retenue de garantie constitue un mécanisme préventif, prévu contractuellement avant même le début de l’exécution des prestations. Elle s’applique systématiquement selon les modalités définies au contrat, indépendamment de la qualité finale des travaux. À l’inverse, les réserves représentent des observations formulées par le maître d’ouvrage lors de la réception, portant sur des non-conformités ou défauts constatés. Ces réserves peuvent justifier le maintien de tout ou partie de la retenue de garantie au-delà du délai initialement prévu, jusqu’à complète levée des défauts identifiés.

La jurisprudence a précisé que la retenue de garantie demeure acquise au fournisseur dès lors que les prestations ont été exécutées. Le client ne peut s’en prévaloir comme d’une pénalité ou d’une compensation pour préjudice subi sans procédure contradictoire. Cette distinction juridique implique des traitements comptables différenciés, la retenue de garantie devant figurer en créance tandis qu’une indemnité pour malfaçon relèverait d’une charge à provisionner.

Taux légal de 5% et dérogations contractuelles autorisées

Le taux maximal de la retenue de garantie est fixé par la loi à 5% du montant

de base hors taxes du marché, sauf disposition contraire expresse. En pratique, la plupart des contrats de travaux prévoient une retenue de 5% calculée sur le montant HT de chaque situation ou de la facture finale. Des taux inférieurs (2%, 3%) peuvent être négociés contractuellement, notamment dans les marchés privés ou lorsqu’une autre sûreté (caution bancaire, garantie à première demande) vient renforcer la sécurité du maître d’ouvrage. En revanche, un taux supérieur à 5% serait réputé non écrit s’il contrevient aux dispositions protectrices de la loi de 1971 pour les marchés privés.

Dans les marchés publics, le Code de la commande publique introduit également des aménagements : le taux est en principe de 5%, mais il peut être limité à 3% lorsque le titulaire est une petite ou moyenne entreprise. Il est donc indispensable, avant de procéder à la comptabilisation de la retenue de garantie, de vérifier les clauses du marché (privé ou public) afin de connaître le taux applicable et le périmètre exact des prestations concernées. Cette vérification préalable évite des erreurs de calcul et des litiges ultérieurs sur le montant de la retenue.

Durée de conservation et délai de levée de la retenue de garantie

La durée de conservation de la retenue de garantie est, en principe, limitée à un an à compter de la date de réception des travaux. La loi n°71-584 de 1971 renvoie ici à la notion de parfait achèvement : durant cette période de douze mois, l’entreprise reste tenue de réparer tous les désordres signalés par le maître d’ouvrage, qu’ils aient fait l’objet de réserves à la réception ou qu’ils soient apparus postérieurement. La retenue de garantie a vocation à couvrir financièrement ces éventuelles interventions correctives.

À l’issue de ce délai d’un an, et sauf stipulation contractuelle particulière ou existence d’un litige clairement formalisé, la retenue de garantie doit être libérée. La jurisprudence rappelle régulièrement que le maître d’ouvrage ne peut pas prolonger unilatéralement cette conservation sans motif légitime. Concrètement, l’entreprise adresse une demande de levée de retenue de garantie, souvent par lettre recommandée avec accusé de réception, en y joignant le procès-verbal de réception des travaux. Le maître d’ouvrage ou le consignataire dispose alors d’un délai, en général de 30 jours, pour procéder au paiement.

Régime fiscal applicable selon le PCG et la doctrine administrative

Sur le plan fiscal, la retenue de garantie soulève deux enjeux principaux : la date de rattachement du chiffre d’affaires pour l’entrepreneur et la déductibilité des charges pour le maître d’ouvrage. Conformément au BOFiP (notamment BOI-BIC-BASE-20-10), la créance correspondant à la retenue de garantie doit être rattachée à l’exercice au cours duquel les prestations sont achevées. En d’autres termes, l’entreprise doit constater la totalité de son chiffre d’affaires, y compris la part en retenue de garantie, dès la livraison des travaux, même si le règlement sera différé.

Du côté du client, la charge est déductible dès réception de la facture, sous réserve des règles classiques de déductibilité et de réalité de la dépense. La retenue de garantie n’a pas d’impact sur la base de TVA : la taxe est due (côté prestataire) et déductible (côté client) sur le montant total des travaux facturés, indépendamment de la fraction conservée temporairement. Le Plan Comptable Général prévoit, à cet effet, des comptes dédiés (4017 et 4117) permettant de distinguer les montants en retenue de garantie des dettes et créances immédiatement exigibles, sans remettre en cause le rattachement fiscal des charges et produits.

Écritures comptables chez le maître d’ouvrage ou donneur d’ordre

Comptabilisation initiale lors de la réception de facture avec retenue

Pour le maître d’ouvrage, la première étape consiste à enregistrer correctement la facture de travaux intégrant une retenue de garantie. La logique est simple : on comptabilise la totalité de la charge et de la TVA déductible, mais on ventile la dette fournisseur entre la partie immédiatement exigible et la partie bloquée en retenue de garantie. Cette ventilation permet de suivre précisément, dans le temps, les montants qui devront être libérés à l’issue de la période de garantie.

Imaginons une facture de 10 000 € HT, avec une TVA de 20% (2 000 €), soit 12 000 € TTC, assortie d’une retenue de garantie de 5% sur le montant HT, soit 500 € HT (600 € TTC). L’écriture d’enregistrement de la facture sera structurée de la manière suivante :

On constate ainsi que la totalité de la facture est bien comptabilisée en charge, avec la TVA déductible correspondante. La dette globale de 12 000 € est scindée entre la partie à régler rapidement (11 400 €) et la partie bloquée en retenue de garantie (600 € TTC). Cette écriture répond à la fois aux exigences du Plan Comptable Général et aux besoins de pilotage de trésorerie.

Utilisation du compte 4017 – fournisseurs – retenues de garantie

Le compte 4017 – Fournisseurs – Retenues de garantie joue un rôle central dans la comptabilisation chez le maître d’ouvrage. Il permet d’isoler, au passif du bilan, la part des dettes fournisseurs qui ne sera pas réglée à court terme mais uniquement à l’issue de la période de garantie. En pratique, ce compte fonctionne comme un sous-compte du 401, dédié aux montants bloqués. Son utilisation facilite grandement les rapprochements avec les contrats et les situations de travaux.

Vous pouvez, si votre organisation gère de nombreux chantiers, créer des sous-comptes analytiques du type 40171 – Fournisseurs RG Chantier A, 40172 – Chantier B, etc. Cette granularité permet un suivi projet par projet des retenues de garantie à payer. En fin de période, un simple état de ce compte 4017 vous donne une vision claire des engagements à venir, ce qui constitue un véritable outil de pilotage de votre trésorerie future.

Traitement de la TVA déductible sur la retenue de garantie

Une question revient souvent : la TVA relative à la retenue de garantie est-elle immédiatement déductible, alors même que la somme n’est pas réglée au fournisseur ? La réponse, en régime normal de TVA, est oui. La TVA déductible est en principe exercée à la date de facturation, dès lors que la facture est régulière en la forme et que l’opération ouvre droit à déduction. Le mécanisme de retenue de garantie ne modifie pas ce principe, puisque la base taxable reste la totalité des travaux facturés.

Concrètement, dans notre exemple précédent, les 2 000 € de TVA sont intégralement portés au débit du compte 44566 – TVA déductible sur autres biens et services, que la retenue de garantie soit de 0% ou de 5%. Il ne faut donc pas « réduire » la TVA au prorata de la retenue. Seule la dette fournisseur est ventilée entre 401 et 4017. Cette règle permet au maître d’ouvrage de ne pas être pénalisé fiscalement par la mise en place d’une retenue de garantie, qui reste avant tout un outil de sécurisation contractuelle.

Régularisation comptable lors du déblocage de la retenue

Lorsque la période de garantie arrive à son terme et que le maître d’ouvrage décide de lever la retenue, une simple écriture de règlement vient solder le compte 4017. En supposant que les 600 € TTC de notre exemple soient intégralement versés au fournisseur, l’écriture sera la suivante :

Si, en revanche, une partie de la retenue de garantie est conservée pour financer la reprise de malfaçons par une autre entreprise, les écritures devront refléter cette situation (constatation d’une charge de travaux supplémentaires, compensation éventuelle, etc.). Dans tous les cas, le compte 4017 doit être soldé à l’issue du processus de mainlevée de la retenue, afin de ne pas laisser subsister au bilan des montants qui ne correspondent plus à une obligation réelle.

Écritures comptables chez le prestataire ou l’entrepreneur

Enregistrement de la facture avec retenue au compte 4117

Du côté du prestataire, la retenue de garantie correspond à une créance certaine mais dont l’échéance est différée. Pour respecter à la fois le principe de rattachement et le suivi de trésorerie, on distingue la créance immédiatement exigible de la créance « en retenue ». C’est précisément le rôle du compte 4117 – Clients – Retenues de garantie, qui vient compléter le compte principal 411 – Clients.

Reprenons l’exemple d’une facture de 10 000 € HT avec 2 000 € de TVA, soit 12 000 € TTC, assortie d’une retenue de garantie de 5% du montant HT (500 € HT, 600 € TTC). L’écriture de vente sera la suivante :

La totalité du chiffre d’affaires est bien comptabilisée immédiatement, ce qui permet de présenter une image fidèle de l’activité de l’exercice. En parallèle, le découpage entre 411 et 4117 matérialise la part de la créance qui sera encaissée à court terme et celle qui restera immobilisée pendant la durée de la retenue de garantie.

Comptabilisation de la créance clients – retenues de garantie

Le compte 4117 – Clients – Retenues de garantie figure à l’actif du bilan, en tant que créance sur la clientèle. Selon l’importance des montants en jeu et la durée résiduelle avant échéance, vous pouvez le laisser dans la rubrique « Clients et comptes rattachés » ou, pour un suivi plus fin, le reclasser en autres créances à l’inventaire. L’essentiel est de pouvoir identifier rapidement, dossier par dossier, les retenues de garantie à recouvrer.

Pour améliorer le pilotage, beaucoup d’entreprises du BTP créent des sous-comptes par chantier (41171 – Client X – Chantier A, 41172 – Chantier B, etc.) ou utilisent un suivi analytique associé. Vous savez ainsi, pour chaque marché, quel montant reste « en sommeil » du fait de la retenue. Ne pas suivre ces créances de près, c’est un peu comme oublier des billets dans un tiroir : elles finissent par peser sur votre trésorerie sans que vous en ayez une vision claire.

Déclaration de la TVA collectée malgré le paiement différé

La TVA collectée sur la facture incluant une retenue de garantie doit être déclarée dans les conditions habituelles, c’est-à-dire à la date de facturation (pour les entreprises au régime normal) ou à la date d’encaissement pour les prestataires de services au régime des encaissements. Le fait que le paiement d’une fraction de la facture soit différé ne modifie pas, en soi, le régime de TVA applicable, puisque la créance est certaine dans son principe et dans son montant.

Dans notre exemple, les 2 000 € portés au crédit du compte 44571 – TVA collectée seront intégrés dans la déclaration de TVA du mois ou du trimestre de facturation. Il ne serait pas conforme de n’en déclarer qu’une partie au motif que 5% du montant HT est retenu. Cela suppose, bien entendu, que le client n’ait pas contesté la facture sur le fond. En cas de litige sérieux sur l’exécution des travaux, d’autres mécanismes (avoirs, provisions, dépréciations de créances) pourront être envisagés.

Traitement comptable du recouvrement de la retenue de garantie

Au terme de la période de garantie, lorsque le client procède au paiement de la retenue, l’écriture comptable côté prestataire est particulièrement simple. En reprenant notre montant de 600 € TTC, il suffit de débiter le compte 512 – Banque et de créditer le compte 4117 – Clients – Retenues de garantie, qui se trouve ainsi soldé :

En pratique, le principal enjeu n’est pas l’écriture elle-même, mais le suivi des échéances de retenues de garantie et la relance des clients. Mettre en place un tableau de bord listant, par client et par chantier, les dates prévisionnelles de levée des retenues est un réflexe précieux. Vous évitez ainsi de laisser dormir des créances que vous pourriez encaisser, et vous anticipez les flux de trésorerie à venir.

Gestion des situations particulières et cas complexes

Mainlevée anticipée et libération partielle de la retenue de garantie

Il arrive que le maître d’ouvrage accepte une mainlevée anticipée de la retenue de garantie, par exemple lorsque les réserves ont été levées rapidement ou que le risque technique est jugé faible. Dans ce cas, la libération peut être totale ou partielle avant l’échéance d’un an. Comment traduire cette situation en comptabilité ? La réponse dépend de votre position dans la relation contractuelle.

Côté client, une mainlevée partielle signifie que seule une fraction du compte 4017 sera soldée par un règlement bancaire, le solde restant bloqué jusqu’au terme du délai initial. Côté entrepreneur, le compte 4117 est crédité à due concurrence du montant effectivement encaissé, tandis que la partie non libérée reste en créance. Ce mécanisme peut être rapproché d’un « relâchement progressif » d’une garantie, un peu comme si l’on desserrait par étapes un frein de sécurité en fonction de l’avancement des travaux de reprise.

Constitution d’une caution bancaire en substitution de la retenue

La loi offre la possibilité de substituer à la retenue de garantie une caution bancaire ou une garantie à première demande. Dans ce schéma, le client règle 100% des factures sans pratiquer de retenue, mais il bénéficie en contrepartie d’un engagement d’un établissement financier qui se portera garant en cas de défaillance de l’entreprise. Sur le plan comptable, cette option modifie la nature du risque mais pas le montant du chiffre d’affaires ou des charges.

Pour l’entrepreneur, la caution bancaire se traduit généralement par des commissions à enregistrer en 627 – Services bancaires et assimilés. Il peut aussi être nécessaire de mentionner le montant de la garantie hors bilan, dans les engagements donnés. Pour le maître d’ouvrage, il n’y a plus de compte 4017 à utiliser puisque aucune somme n’est retenue ; en revanche, il peut inscrire l’existence de la garantie bancaire dans ses engagements reçus. Cette substitution présente un avantage majeur en termes de trésorerie pour le prestataire, au prix d’un coût financier qui doit être intégré dans la rentabilité globale du chantier.

Traitement comptable des litiges et non-paiement de la retenue

Que se passe-t-il si, au terme de la période de garantie, le client refuse de libérer tout ou partie de la retenue de garantie en invoquant des malfaçons ? Juridiquement, on sort du simple cadre de la retenue pour entrer dans celui du litige commercial. Comptablement, l’entreprise doit alors apprécier si la créance inscrite au compte 4117 demeure entièrement recouvrable ou si une provision pour dépréciation s’impose.

Si le risque de non-recouvrement est avéré, une dotation à une provision pour dépréciation de créances (compte 68174 au débit, compte 491 au crédit) pourra être passée. Cette provision n’annule pas la créance, mais elle vient diminuer la valeur nette figurant à l’actif et constater une charge déductible (sous conditions fiscales). En parallèle, les éventuelles dépenses engagées pour corriger des malfaçons seront enregistrées dans les comptes de charges appropriés (réparations, sous-traitance, etc.), voire en charges exceptionnelles si elles présentent un caractère inhabituel.

Impact du provisionnement et dépréciation de créances douteuses

La retenue de garantie, en raison de son échéance différée, est plus exposée au risque de litige que le reste de la facture. Il est donc prudent, à chaque clôture d’exercice, d’examiner le portefeuille de comptes 4117 et d’identifier les dossiers pour lesquels un désaccord persistant avec le client existe. Dans ces cas, la doctrine comptable recommande de passer une provision pour dépréciation lorsque la perte apparaît probable ou certaine.

Cette provision se traduit par une dotation en compte 68174 – Dotations aux provisions pour dépréciation des créances, en contrepartie du compte 491 – Provisions pour dépréciation des comptes clients. Si, ultérieurement, le litige se résout favorablement et que la retenue de garantie est finalement payée, la provision est reprise (compte 78174), ce qui améliore le résultat de l’exercice. À l’inverse, si la perte devient définitive (abandon de créance, jugement défavorable), la créance est passée en créance irrécouvrable (compte 654), et la provision est simultanément reprise.

Conformité avec les normes IFRS et obligations déclaratives

Présentation au bilan selon IAS 32 et traitement en instruments financiers

Pour les groupes appliquant les normes IFRS, la retenue de garantie doit être analysée à l’aune des principes d’IAS 32 et d’IFRS 9 relatifs aux instruments financiers. Côté client comme côté prestataire, la retenue de garantie constitue un actif ou un passif financier évalué, en règle générale, au coût amorti. La particularité réside moins dans la nature de l’instrument que dans son échéance et son éventuelle exposition à un risque de crédit accru.

En pratique, les montants en retenue de garantie sont souvent présentés en « créances clients » ou « dettes fournisseurs » à long terme lorsque l’échéance dépasse douze mois après la date de clôture. Une ventilation entre part courante et part non courante peut donc s’imposer dans les états financiers consolidés. En outre, les règles d’IFRS 9 relatives aux pertes de crédit attendues (expected credit losses) s’appliquent : si le risque de non-recouvrement de la retenue est significativement accru, une dépréciation doit être constatée sur la base d’un modèle de probabilité de défaut, et non plus seulement en cas de perte avérée.

Mentions obligatoires dans l’annexe comptable et les notes explicatives

Qu’une entreprise applique le PCG ou les normes IFRS, l’annexe comptable joue un rôle essentiel pour expliquer le traitement des retenues de garantie. L’objectif est de donner au lecteur des comptes une vision claire des montants concernés, de leurs modalités de dénouement et des principaux risques associés. Les petites structures peuvent se limiter à une information synthétique, tandis que les groupes ou les entreprises fortement exposées aux marchés de travaux devront fournir des détails plus étoffés.

Il est recommandé de préciser dans l’annexe : les principes de comptabilisation retenus (utilisation des comptes 4017 et 4117, éventuelle distinction courant / non courant), le volume global des retenues de garantie à l’actif et au passif, les principales échéances de libération, ainsi que les éventuelles provisions pour dépréciation ou litiges en cours. En normes IFRS, ces informations s’inscrivent dans les disclosures sur le risque de crédit, la gestion du capital et la sensibilité des flux de trésorerie futurs aux engagements hors bilan (cautions bancaires substitutives, garanties à première demande, etc.).

Déclaration fiscale et impact sur la liasse fiscale 2033 et 2050

Sur le plan déclaratif, la retenue de garantie n’entraîne pas la création de rubriques fiscales spécifiques, mais elle influe sur plusieurs postes de la liasse. Pour les entreprises au régime simplifié déposant la liasse 2033, les montants de retenues de garantie figurent dans les postes « Clients » et « Fournisseurs » du bilan simplifié (formulaire 2033-B), et les éventuelles provisions pour dépréciation de créances impactent les tableaux relatifs aux provisions (2033-D). Il convient de s’assurer que les soldes des comptes 4117, 4017 et 491 sont correctement repris.

Pour les entreprises au régime réel normal utilisant la liasse 2050 et suivantes, les retenues de garantie apparaissent dans les rubriques détaillées des créances et dettes (2050, 2051, 2053). Les provisions pour dépréciation sont quant à elles décrites dans les tableaux 2056 et 2058, avec, le cas échéant, des réintégrations ou déductions fiscales si certaines dotations ne sont pas admises en déduction. Une documentation interne claire (tableaux de suivi par chantier, états de rapprochement entre comptabilité et contrats) vous permettra de justifier sans difficulté, en cas de contrôle, le traitement fiscal et comptable appliqué à vos retenues de garantie.