Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ?

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La comptabilité fait partie intégrante des actions quotidiennes dans une entreprise. Il est important de connaître et de suivre les règles concernant la déductibilité de la TVA et sa récupération pour vous et vos salariés. Elles sont alors à mettre en place sur l’application de notes de frais de vos collaborateurs.

Pour simplifier votre gestion au quotidien, il est fortement recommandé d’utiliser des outils en ligne qui sont destinés à vous rendre la vie plus simple. C’est le cas, par exemple, de la plateforme Expensya.

Récupération de la TVA : les règles à suivre

Avant de pouvoir effectuer une récupération de la TVA sur les notes de frais, l’entreprise doit veiller à vérifier qu’elle réponde bien aux conditions préalables. En effet, la TVA déductible est conditionnée à l’application de certaines règles.

Il faut que :

–          Les dépenses réalisées soient faites dans l’intérêt de l’entreprise et non pour une utilité personnelle ;

–          La facture soit liée à chaque dépense avec l’indication du montant de la TVA payée ;

–          La facture soit adressée au nom de l’entreprise et non au nom du dirigeant ;

–          La TVA soit exigible chez le fournisseur pour pouvoir être récupérée chez l’entreprise ;

En fonction de l’objet de votre entreprise (prestation de services, par exemple), les règles liées à la déduction de la TVA peuvent varier. Il faut savoir que les règles ci-dessus sont à appliquer pour la récupération de la TVA dans toutes les entreprises !

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de notes de frais ?

Vous pouvez faire le choix d’utiliser dans votre quotidien un outil dédié à la gestion des notes de frais. Celui-ci à l’avantage de vous faire gagner du temps et de l’argent.

Plusieurs plateformes proposent aujourd’hui aux entrepreneurs une gestion en temps réel pour optimiser et surtout simplifier leur quotidien. C’est le cas, par exemple avec la plateforme Expensya. Le nombre d’erreurs de calcul dans votre comptabilité est fortement diminué avec celle-ci.

Cet avantage vous permet de comprendre en temps réel, via la plateforme vos dépenses. Vous pouvez donc rapidement ajuster celles-ci ! Vos salariés entrent directement leurs factures sur le logiciel comme Expensya. Le service comptable ne perd plus de temps à calculer toutes les sommes. Le logiciel s’en charge directement. Le gain de temps est donc considérable !

De plus, choisir d’utiliser un logiciel de gestion en ligne vous permet de réaliser des économies de papier. Il est aujourd’hui important de faire attention à sa consommation professionnelle pour diminuer les impacts sur l’environnement.

Cette règle n’échappe pas aux actions dans le domaine professionnel. Choisir des outils pour réduire cette consommation est une action très positive pour l’environnement comme c’est le cas avec Expensya. Vous pouvez aussi faire le choix de réaliser des économies de chauffage dans votre entreprise. Le site entreprise-et-compagnie.fr vous donne des conseils utiles.

Récupération de TVA, les règles particulières

La particularité des frais de déplacement

Il faut savoir, dans un premier temps, que certains modes de transports ne sont pas assujettis à la TVA. Il n’est donc pas possible de récupérer celle-ci, notamment, si vous-même, ou bien vos collaborateurs empruntent l’avion, le bateau ou encore le train. Vous pouvez obtenir des informations supplémentaires via le site impots.gouv.fr.

Cette règle est aussi valable pour les indemnités kilométriques. Vous ne pouvez pas récupérer la TVA via votre logiciel de gestion comme Expensya sur ces actions. Par contre, la TVA peut être récupérée sur les dépenses de péage !

Attention aussi si vous avez à réaliser une indemnisation sur des frais de stationnement. La TVA peut être récupérée uniquement pour les emplacements réservés aux clients, aux visiteurs ou aux membres du personnel. La liste est donc bien précise. Il faut bien vérifier ces conditions lors du remboursement de vos notes de frais via la plateforme de gestion comme Expensya.