Les démarches à suivre pour vous faire rembourser vos frais de déplacement

remboursement des frais déplacements

Dans le cadre du travail, les salariés peuvent effectuer plusieurs déplacements comme des voyages d’affaires, des missions… Or, ces services entraînent de nombreuses dépenses. Ces dépenses sont souvent avancées par le salarié lui-même. Toutefois, selon la loi, l’employeur est tenu de les rembourser. Quelles sont les démarches à suivre pour obtenir le remboursement des frais déplacements ?

Que dit la loi sur le remboursement des frais de déplacement ?

Le code de travail impose de nombreuses obligations tant aux travailleurs qu’aux employeurs. Ces derniers sont, par exemple, tenus de rembourser les frais de déplacement effectués par les salariés, dans le cadre de leur mission. Cette loi s’applique, même si le moyen de transport appartient personnellement au salarié. La condition requise est qu’elle soit juste utilisée pour l’activité professionnelle.

Le remboursement des frais de déplacement comprend : les frais de transport, les frais liés aux déplacements pour affaire ou réunion et les voyages à l’étranger. Les frais de transport correspondent aux trajets effectués par le salarié, lorsqu’il se rend au travail. Ils sont calculés en fonction des kilomètres parcourus. Plus le trajet est long, plus le montant du remboursement des frais kilométriques est exorbitant. Toutefois, cette règle ne s’applique que lorsque le lieu de travail se trouve à plus de 50 km de chez soi.

Quant aux déplacements professionnels, le montant dépend de la durée de l’activité. Dans le cas d’une longue réunion, l’employeur doit aussi payer le repas du salarié, en complément des frais de transport.

Enfin, pour les voyages d’affaires à l’étranger, le remboursement inclut à la fois les billets d’avion, l’hébergement et les repas. Visitez ce lien pour plus de détails sur ce sujet https://blog.mooncard.co/

comment se caractérise le remboursement des frais de déplacement ?

Le remboursement des frais kilométriques par l’employeur se manifeste de deux manières : soit en mode réel, soit en mode forfaitaire.

Dans le premier cas, l’employeur va directement rembourser l’intégralité des dépenses effectuées par le salarié. Autrement dit, le montant qu’il va verser sera la valeur réelle du montant dépensé. Pour le justifier, le salarié est tenu de lui fournir des faits justificatifs.

Dans le second cas, l’employeur va fixer lui-même le montant du remboursement, pour chaque type de dépense.

En ce qui concerne le délai de paiement, il s’étend jusqu’à 5 ans après la notification des frais. Au-delà de ce délai, le salarié peut poursuivre l’employeur en justice en cas de non-remboursement des frais de déplacement en voiture.

Comment obtenir le remboursement des frais de déplacement ?

L’employeur n’est pas toujours au courant des dépenses effectuées par le salarié, lors de son déplacement. Il incombe donc à ce dernier de fournir les faits justificatifs nécessaires pour se faire rembourser.

Ces faits justificatifs font office de preuves et permettent de vérifier l’existence des frais. Ils comportent en général : l’objet du déplacement, la date du déplacement et la longueur du trajet. D’autres dépenses particulières, comme les frais d’entretien du véhicule, peuvent compléter la liste.

Le salarié doit dresser les frais de déplacement sur Excel et le présenter au service du comptable. Ce dernier va vérifier la sincérité des documents, puis il va calculer le montant du remboursement, selon un barème imposé par la loi. Pour les véhicules de moins de 3 CV, par exemple, le montant du remboursement est de 0,41 euro, multiplié par le nombre de kilomètres parcourus. Quant à une voiture de plus de 7 CV, le montant s’élève à 0,5 euro, multiplié par le nombre de kilomètres.

Après le traitement des dossiers, le service financier entame le remboursement des frais. Cette procédure peut prendre assez de temps, allant de quelques semaines à quelques mois. Mais généralement, il s’effectue 3 à 4 semaines après la demande.