Le rôle d’un expert-comptable auprès des notaires

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Le notaire est un professionnel du droit, titulaire de son office et nommé par arrêté du Ministre de la Justice. Il est investi d’une mission d’autorité publique en rédigeant pour le compte de ses clients des contrats sous forme authentique, leur conférant une date certaine. Cette activité doit respecter des normes comptables, fiscales et juridiques bien particulières. Le conseil d’un expert-comptable spécialisé s’impose donc : nous allons voir pourquoi.

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Les contraintes comptables d’un notaire

Dans le cadre de son activité, le notaire est soumis à des contraintes comptables très spécifiques. Un expert-comptable comme Houdart-ac, habitué à accompagner les études, sait comment les aider à s’organiser, notamment avec la tenue des registres obligatoires.

Un notaire doit obligatoirement être en mesure de produire certains registres. Son expert-comptable se tient à ses côtés pour l’aider dans :
·         le journal des espèces : qui consigne toutes les opérations comptables réalisées de manière journalière. Il est présenté article par article et doit être coté ou paraphé par le président de la chambre des notaires ;

  • le registre des valeurs : où sont conservés les documents confiés incluant des engagements personnels, pour en assurer la conservation jusqu’à la restitution ;
  • le grand livre des espèces qui présente un compte pour chaque client, avec les recettes et les dépenses effectuées pour lui ;
  • le registre des frais d’acte : qui liste de façon chronologique les actes enregistrés par un notaire pour un client débiteur, mentionnant le détail et les frais honoraires de chaque acte ;
  • le registre spécial des balances trimestrielles.

Un office notarial a l’obligation de détenir au moins deux comptes : l’un à la caisse des dépôts et consignation, l’autre à la CDC ou dans une banque classique. Le premier fonctionne comme un compte bancaire pour recevoir des fonds détenus et le second est destiné à la trésorerie de l’office.
Il doit aussi avoir un plan comptable spécifique.

Le garde des Sceaux a défini un modèle de reçu conforme, que chaque notaire doit respecter, dès lors qu’il en délivre un. Ce modèle stipule la date du versement ainsi que le nom et l’adresse de la partie versante.

Parmi les opérations que  l’office du notaire réalise, l’expert-comptable devra aussi distinguer entre les sommes gérées pour le compte de tiers, et les sommes perçues au titre des  honoraires et débours.

Les autres contraintes

Les notaires sont soumis à d’autres contraintes complexes, sur les plans juridiques et fiscaux
(plus d’infos sur le droit fiscal sur : https://www.ecodroit.fr/).

Les notaires sont représentés par le Conseil supérieur du notariat. Cet organisme a une compétence nationale et représente la plus haute autorité dans la profession. Il existe aussi des chambres départementales et des conseils régionaux pour fédérer et organiser l’exercice du métier au niveau de ces collectivités locales.

Au niveau fiscal, un notaire exerçant en tant qu’exploitant individuel ou en tant qu’associé de société, est soumis au régime des bénéfices non-commerciaux. S’il exerce sous le statut de la SEL ou de la SELARL, il est soumis à l’impôt sur les sociétés. Il est aussi soumis à la TVA au taux normal. Les débours peuvent être exclus de la base d’imposition, moyennant que certaines conditions de droit commun soient remplies.

C’est la convention collective du notariat qui régit la profession. La gestion de la paie doit s’effectuer en conformité avec cette convention collective et la Caisse de Retraite et de Prévoyance des Clercs et Employés de Notaires.

Ce sont des sommes importantes qui passent chaque année entre les mains des notaires. Ces sommes appartiennent à des tiers, ce qui explique les règles de contrôle strictes auxquelles est soumise la profession. Ce sont des commissions de contrôle provinciales secondées par des réviseurs et des experts comptables indépendants qui exercent la surveillance.