La saisie des frais peut désormais s’automatiser à travers l’utilisation d’un logiciel connecté à une application smartphone. Rapide et efficace, cette solution est de plus en plus demandée. Il suffit simplement de jeter un coup d’œil aux nombres croissants de logiciel envahissant le marché. Ce succès s’explique par la réelle valeur ajoutée que confèrent ces nouveaux outils.
Un processus manuel de gestion frais lourd et améliorable
Pour la majorité des collaborateurs, les saisies de notes s’apparentent à une
corvée. Elles sont certes indispensables mais elles restent néanmoins très frustrantes.
La
saisie de note de frais manuelle accentue encore plus cette frustration puisque sans automatisation, le processus devient encore plus lourd et consommateur de temps.
En effet, à la suite d’un déplacement professionnel, le collaborateur devra alors consacrer un temps considérable afin de collecter l’ensemble des justificatifs. Bien entendu, ce temps dédié au remplissage du tableur Excel, et à l’envoi des factures auprès de sa direction se fera aux dépends du temps de travail.
Pour le personnel le plus concerné par des déplacements professionnels, cela représente parfois des heures de saisie lorsque le processus de saisie est totalement manuel.
Du côté de la direction des finances et de la comptabilité, le processus s’alourdit en fonction du nombre de personnel concerné. Il est évident que la vérification manuelle des différents frais est également
consommatrice de temps de travail allouable à d’autres activités plus pertinentes.
C’est en ce sens que
kammi.fr agit afin de simplifier le quotidien des différents collaborateurs impactés par la saisie ou le contrôle des frais.
La nécessité d’automatiser via un logiciel note de frais
C’est pourquoi il devient alors nécessaire d’
automatiser la gestion des notes de frais pour plusieurs raisons. Il existe aujourd’hui un nombre considérable de logiciels de traitement des différentes saisies de frais. Parmi ces derniers, on peut citer Kammi qui confère différents avantages à l’entreprise l’adoptant.
Le principal atout concerne le
gain de temps considérable que peut tirer l’entreprise d’une gestion entièrement automatisée des saisies et traitement de notes de frais. L’ensemble des saisies peut se faire via une application smartphone. Plutôt que d’attendre le retour à son bureau, au risque de voir les justificatifs disparaître, la saisie peut être réalisée immédiatement après le paiement du service.
Vous pourrez même pré-enregistrer des types de frais favoris afin de simplifier votre gestion frais. Idem pour le remboursement kilométrique. Kammi calculera automatiquement les distances des trajets réalisés par les collaborateurs.
Second atout porte sur l’efficacité de cet outil. En effet, adieu le processus vérifications manuelles, tout est automatisé et les erreurs ne seront plus possibles. La comptabilité sera alors respectée.
Pour qui s’adresse le logiciel traitement note de frais
Bien entendu, une automatisation de la saisie des documents justificatifs de remboursement de frais a un coût. Celle-ci s’adresse donc tout particulièrement aux entreprises pour lesquelles il devient ingérable de traiter manuellement les demandes des collaborateurs. Ainsi, il n’apparaît pas pertinent pour une jeune start-up avec quelques collaborateurs d’investir dans un tel outil puisqu’il ne serait pas pertinent. Idem pour une entreprise dans laquelle les déplacements professionnels se font très rares.
Enfin, si une entreprise dispose déjà d’élément permettant aux salariés de ne pas avancer de frais, ce genre d’outil devient alors inutile.
Par conséquent, ce type de logiciel concernera surtout les
pme et grandes entreprises pour lesquelles la pertinence à l’usage est évidente. Plus le nombre de salariés sera élevé, plus les frais de remboursement seront nombreux et plus l’outil sera pertinent afin de limiter les erreurs et économiser du temps.
En somme, tant que les saisies de notes seront un passage obligatoire pour les salariés, il sera nécessaire d’optimiser leurs saisies au travers d'un outil afin de permettre gain de temps et efficacité aux entreprises.
